Порівняння HRM-систем: як обрати програму, яка підходить саме вам

Здавалося б, автоматизація HR-процесів давно перестала бути незрозумілим трендом, а стала абсолютно логічною необхідністю. Проте нещодавнє дослідження від HURMA довело, що ця теорія далека від практики. Тільки 27,1% ейчарів успішно використовують софт, в той час, як 30,6% використовують, але все одно відчувають незручності в роботі, а 42,2% взагалі не автоматизують HR-процеси в компанії.

Команда HURMA вирішила вплинути на таку безперспективну для ваших HR-процесів статистику, і разом підібрати систему, що підійде саме вам. Ми порівняємо найбільш популярні HRM на ринку, обговоримо їх плюси та мінуси, а також знайдемо ті фічі, які, можливо, ви так довго шукали.

Що таке автоматизація HR-процесів?

Стрімкий розвиток технологій доводить – диджиталізація економить час. За допомогою смартфонів люди можуть в один клік відправити повідомлення майже в будь-яку точку Землі, купити речі, моніторити показники пульсу і рахувати кроки. В роботі також багато спеціалістів вже давно використовують різні програми, які допомагають як складати to do листи, так і стежити за виконанням завдань цілої компанії. Чому ж тоді питання автоматизації HR-процесів досі не вирішене в багатьох компаніях? Ми виділяємо 3 основні причини:

1. HR-менеджери до кінця не розуміють користь автоматизації.

2. Компанія купує систему, але вона виявляється занадто складною для HR і всі процеси повертаються в Excel.

3. Фахівці з персоналу не можуть знайти систему, яка покриває всі процеси компанії та підходить їм.

Обговорімо ці причини, щоб знайти відповіді на питання, що виникли.

№1. У чому користь автоматизації?

Вона робить вашу роботу простіше. Всі завдання вирішуються буквально натисканням однієї кнопки. Розрахувати відпустку? Подивитися, скільки лікарняних залишилося в цьому році у співробітника? Затвердити кандидата? Все це можна зробити без довгого опрацювання Google-таблиць і болісних розрахунків.

Вона прибирає рутину. В роботі HR в будь-якій компанії є рутинні циклічні дії. Чому б не автоматизувати їх? Наприклад, призначення мітингів. Не потрібно, знову ж таки, відкривати таблицю, заносити дані, писати на пошту / в особисті повідомлення співробітнику. Досить внести зустріч у календар в системі. Співробітник отримує повідомлення в будь-який зручний спосіб, відповідно до налаштувань системи.

Ну і найголовніше – вона економить ваш час. Уявіть, що на всі завдання, які ви зазвичай не встигаєте зробити як слід, у вас з'явиться кілька годин в день. І це все завдяки автоматизації рутинних завдань

№2. HRM-система спрощує роботу або навпаки – ускладнює?

Звичайно, у багатьох може скластися враження, що автоматизація – це дуже легко, і після покупки системи HR-процеси одразу оптимізуються самі собою. Таке сприйняття є далеким від істини. Будь-яка система потребує налаштування й адаптації під вашу компанію. Як мінімум, вам необхідно витратити час і розібратися в її функціях, після – внести дані адміністраторів і всіх співробітників, заповнити ключову інформацію. Так, на це потрібно витратити трохи часу. Але доклавши трохи зусиль один раз, ви будете швидко і якісно вирішувати завдання в майбутньому.

№3. Чи достатньо систем на ринку, які можуть задовольнити запити моєї компанії?

Всі HRM різні: хтось ставить наголос на рекрутинг, а хтось реалізує крутий модуль OKR. Пропонуємо вам перейти до головного питання і розібратися, яка з систем допоможе вашій компанії оптимізувати HR-процеси.

4 найпопулярніші HRM-системи

HURMA System

HURMA System – перша українська HRIS / HRM-система. HURMA об'єднує HR, рекрутинг і OKR в одному інструменті. Вона допомагає HR і рекрутерам від першого контакту з кандидатом, включаючи всі етапи воронки рекрутингу, до переводу його в співробітники, де їм також доступні модулі для адаптації, утримання, опитування і LMS.

Переваги HURMA System:

• База кандидатів і вакансій для рекрутера
• Парсинг CV з різних типів файлів
• Інтеграція з популярними локальними job-порталами і LinkedIn
• Автоматизація Welсome interview, Adaptation, Probation, 1: 1, Exit interview
• Календар подій, який синхронізується з Google-календарем
• Організаційна структура компанії в зручному дереві
• Статистика по HR і рекрутингу
• Absence management
• Повідомлення про заходи і події компанії
• Performance management
• OKR Objectives and Key Results, управління цілями компанії
• Особистий профіль співробітника компанії, з можливістю відправляти запити на відпустку, лікарняний, 1: 1 і т.д.
• Чат-бот AI Partner в Telegram, який працює швидше за будь-який мобільний додаток.

На що варто звернути увагу. Однією з головних фішок HURMA можна назвати пріоритетний Customer Service. Усі прохання клієнтів в HURMA намагаються реалізувати. Багато з оновлених модулів якраз і були імплементовані в системі, відповідно до побажань клієнтів. Техпідтримка завжди онлайн в робочий час, а середній час відповіді клієнту становить не більше 10 хвилин. У компанії зазвичай дають відповідь на всі питання (навіть якщо ви питаєте, де замовити піцу :)) і проводять покрокові відеопрезентації новим клієнтам.

Ще однією особливістю системи можна назвати орієнтацію не тільки на потреби HR, а й співробітників. Крім того, що співробітник має можливість повноцінно користуватися всіма доступними функціями системи та чат-ботом, в HURMA також реалізували функцію моніторингу настрою. У ній можна не тільки відзначити за допомогою емоджі свій настрій, а ще й залишити коментар, який відразу ж побачить HR.

BambooHR

BambooHR – це програма, призначена для HR-менеджерів в малому і середньому бізнесі. Вона містить інструменти для рекрутингу, відстеження відпусток, можливості для адаптації співробітників, дозволяє відстежувати цілі і продуктивність співробітників.

Переваги BambooHR:

• Автоматизовані інструменти для зручного попереднього налаштування під необхідні процеси
• Відстеження залученості співробітників і управління ефективністю
• Поділ прав доступу для різних типів користувачів
• Управління навчанням співробітника
• Performance review
• Вбудований календар і детальний FAQ

На що варто звернути увагу. BambooHR на ринку з 2008 року, що свідчить про її стабільність. Користувачі хвалять user-friendly інтерфейс і техпідтримку. Але оскільки система орієнтована на закордонний ринок, в налаштуваннях у неї немає російської / української мови, а ще коштувати компанії вона буде від $6,19 доларів за кожного співробітника в місяць.

Zoho People

Zoho People допомагає вирішувати різні завдання HR-а від адаптації до оцінки працівників. Програма дозволяє вести зручну базу даних, корпоративну LMS, відстежувати продуктивність співробітників і т.д.

Переваги Zoho People:

• Набір шаблонів необхідних HR-документів
• Absence management
• Облік відпрацьованих годин
• Інтегрована аналітика і звітність
• Простий конструктор шаблонів і форм, який змінюється через Drag & Drop
• Функціонал для Performance review
• Зручний портал для співробітників, де вони відстежують свій прогрес і читають новини компанії

На що варто звернути увагу. Програма, також як і BambooHR, не орієнтована на ринок країн СНД. У Zoho Corporation є ще одна система, спрямована на автоматизацію рекрутменту. Вона інтегрується з Facebook, витягує резюме з пошти, job-порталів, пошуку Google і соцмереж. Zoho Recruit може додавати вакансії на сайти з пошуку роботи, але проблема в тому, що вона не інтегрується з українськими job-порталами.

Personio

Personio – це HRM-система з Німеччини. Вона охоплює всі робочі процеси сучасного HR від пошуку кандидата до підрахунку заробітної плати. Система має великий функціонал управління всіма видами відсутностей, відстеження відвідуваності, і орієнтована на відцифрування всіх важливих кадрових документів.

Переваги Personio:

• Публікація вакансій на сайтах робіт
• Контроль кандидатів і відкритих вакансій
• Спільна робота над документами, централізована архівація
• Планування розвитку співробітників
• Адаптація нових співробітників
• Оцінка співробітників

На що варто звернути увагу. Оскільки система орієнтована на Європу, то мову користування можна встановити тільки англійську або німецьку. Користувачі системи розповідають про часті оновлення, які в окремих випадках можуть зайняти деякий час. Найбільш позитивним моментом в роботі з системою називають можливість співробітників самостійно вносити інформацію і доповнювати документи, без попередніх запитів до HR.

Порівняння HRM-систем

Тепер пропонуємо вам порівняти всі представлені системи за основними показниками.

Параметри
Ціна на місяць в компанії до 100 людей	$619-825, залежно від обраного пакету	$59-299, залежно від обраного пакету	€376-570, залежно від обраної версії	$100-220, додаткові модулі – від $25
Безплатний пробний період	✔️	✔️	✔️	✔️
Техпідтримка	12/5, відповідь протягом кількох днів	24/5, відповідь протягом кількох днів	24/7, відповідь протягом кількох днів	9:00-19:00 у робочі дні, у неробочий час техпідтримка допоможе вирішити термінові питання
LMS	✔️	✔️	✖️	✔️
Інтеграція з месенджерами	✔️	Через смс	✖️	✔️
Інтеграція з Google Calendar	✖️	✔️	✔️	✔️
Performance management	✔️	✔️	✔️	✔️
Модуль OKR	✖️	✖️	✔️	✔️
Інтеграція з job порталами	✔️	✔️	✔️	✔️
Інтеграція з LinkedIn	✖️	✔️	✔️	✔️
Мобільний формат	Мобільний застосунок	Мобільний застосунок	Мобільний застосунок	Мобільна версія і чат-бот в Telegram
Парсинг CV	✖️	За допомогою Zoho Recruit	✔️	✔️
Керування активами	✖️	✖️	✖️	✔️
База знань	✖️	✖️	✖️	✔️
Мови інтерфейсу	Англійська, французька, німецька, іспанська, португальська, нідерландська	Англійська, німецька, французька, португальська, нідерландська, іспанська, індонезійська, арабська, тайська, японська, китайська, болгарська, грецька, турецька і багато інших	Англійська, німецька, французька, іспанська і нідерландська	Українська, англійська, іспанська, російська

Яку HRM-систему обрати для вашої компанії?

Обираючи систему, в першу чергу зверніть увагу на різні фактори, які впливатимуть на вашу роботу. Зараз ми розповімо вам про основні 4.

Безпека – пріоритетом №1 має бути безпека даних компанії 

Перший фактор повинен стати для вас основним, оскільки навіть недорога, зручна в користуванні, локалізована система що підходить вам за функціоналом нічого не варта, якщо вона недостатньо захищена. Дані ваших співробітників – важлива інформація, яку варто зберігати особливо ретельно. Обирайте тільки перевірені часом або іншими компаніями HRM-системи, і завжди уточнюйте, як в ній захищаються дані і хто це робить.

Наприклад, в HURMA не приховують, що систему розробили фахівці компанії IT Svit, яка вже 15 років успішно працює на закордонному ринку. Ґрунтуючись на міжнародному досвіді, вони вибрали дорожчий, але і безпечніший підхід до зберігання даних – Single Tenant SaaS infrastructure. Кожна компанія-клієнт отримує безпечне приватне середовище, іншими словами – власний хмарний сервер.

Функціонал – обрана система HRM має містити в собі всі важливі для вас функції 

Аби обрати систему, яка містить максимум необхідних функцій і стане для вас all-in-one рішенням, важливо усвідомлювати, які існують можливості систем та навіщо вони вам потрібні. Ось чек-ліст функцій, які має мати кожна якісна HRM-система:

1. База даних співробітників.

Кожному спеціалісту з управління персоналу необхідно мати доступ до єдиної бази даних працівників, де можливо зберігати інформацією про співробітників, включаючи особисті та професійні дані, та керувати нею без перешкод.

2. Підбір персоналу.

Можливість керувати всім процесом підбору персоналу, включаючи створення посадових інструкцій, розміщення вакансій, отримання та керування резюме, а також планування співбесід є важливою частиною робочого процесу будь-якого рекрутера, і HRM-система може значно полегшити відбір кандидатів за допомогою низки функцій, пов’язаних з підбором персоналу.

3. Онбординг.

Кожен раз, коли приходить новий працівник, важливо щонайшвидше надати йому усі необхідні знання та інструменти. HRM-системи пришвидшують процес адаптації та роблять його легшим для усіх сторін.

4. Відстежування відвідуваності працівників.

За допомогою HRM-системи кожен працівник може самостійно подати запит про будь-який вид відсутності — це стосується і відпусток, і лікарняних, і будь-яких інших типів вихідних.

5. Управління продуктивністю.

Здається, ніби продуктивність працівників завжди найважче керувати, однак система може допомогти і з цим. Це все завдяки таким функціям, як визначення OKR та відстежування цілей. 

6. Навчання та розвиток працівників. 

Здатність керувати навчанням і розвитком співробітників, включаючи виявлення прогалин у навичках і створення планів навчання, сприяє швидкому покращенню навичок кожного працівника. Своєю чергою, це пришвидшує процес досягнення цілей бізнесу. Саме тому важливо подбати про те, аби обрана система пропонувала можливості для розвитку персоналу.

7. Розрахунок заробітної плати.

Більшість систем дозволяють керувати оплатою праці співробітників, включаючи обробку заробітної плати, управління податками та адміністрування пільг – однак перш ніж придбати систему, переконайтеся, що ви матимете доступ до керування зарплатою працівників.

8. Звітність і аналітика

За допомогою цієї функції, спеціаліст може створювати звіти та надавати статистичні дані на основі кадрових даних, включаючи плинність кадрів, рівень утримання та показники найму.

Це деякі з ключових функцій, які повинна мати система управління персоналом для ефективного управління процесами і підтримки росту та розвитку організації, однак існують також і інші можливості систем, які вас можуть зацікавити. Саме тому присвятіть достатньо часу вивченні кожної системи, яка може підійти вашій компанії, аби знайти інструмент з ідеальним набором функцій.

Ціна – знайте, за які саме переваги ви платите

Якщо ви вибираєте між ідентичними HRM, але одна коштує в 4 рази дорожче, ніж інша, купуйте більш вигідний варіант. У наш час українські IT-фахівці нічим не поступаються європейським і американським, розробляючи дійсно якісні продукти. А ціни, на відміну від закордонних, «не кусаються».

Локалізація – обирайте мови, які зручні саме вашим працівникам

Завжди враховуйте рівень володіння мовою, якою оперує система, не лише ваш, а і ваших працівників. Як добре ви б не знали іноземну мову, рідною все ж таки краще. До того ж всі виниклі питання значно легше вирішувати з техпідтримкою, яка розмовляє на зрозумілій вам мові, і відповідає на звичних нам платформах, на кшталт месенджерів. Інакше одне невелике питання може стати великою проблемою і затягнеться на кілька днів, що навряд чи позитивно вплине на вашу роботу.

Ми сподіваємося, що допомогли вам у виборі HRM-системи, а якщо у вас виникнуть питання, завжди будемо раді на них відповісти на info@hurma.work.